Einer unserer Kunden hatte vor einigen Tagen die Frage, ob und wie man gelöschte oder veränderte Daten in SharePoint oder Teams wiederherstellen kann. Wir haben ihm die Möglichkeiten recherchiert, die wir hier kurz zusammenfassen.

Für Dokumente in Teams gelten die gleichen Mechanismen, da diese auch in SharePoint gespeichert werden.

Ein Hinweis vorab: Insgesamt betrachten wir hier nur die Standard-Funktionen in Office 365. Wir halten in vielen Szenarien den Einsatz einer zusätzlichen Cloud Backup-Lösung aus z.B. Compliancegründen für sehr wichtig. Sprechen Sie uns hierzu gerne an – wir haben die passende Lösung für Sie im Portfolio.

Überblick

Gelöschte oder versehentlich geänderte Daten/Dokumente können auf unterschiedlichen Wegen wiederhergestellt werden.

• Mit Hilfe der Papierkörbe / Recycle Bins
• Mit Hilfe der Versionierung (nur bei Änderungen)
• Wiederherstellung einer vollständigen Bibliothek (Library Restore)
• Aus dem Backup von Microsoft
• Zusätzliche Cloud Backup Lösungen

Die Papierkörbe

Der Papierkorb des Benutzers – First Stage Recycle Bin

Mit den Papierkörben in SharePoint ist es ein wenig so wie mit dem echten Papierkorb unter Ihrem Schreibtisch. Für eine gewisse Zeit, können Sie gelöschte Dokumente dort als Endnutzer noch selbst herausholen, später aber nur noch der „Hausmeister“. Wie funktioniert das?

Bei Standardeinstellungen wandern von Ihnen gelöschte Dokumente zunächst in den sog. „First Stage Recycle Bin“. Das ist ihr persönlicher Papierkorb, aus dem Sie die Dokumente selbst wiederherstellen können.

Die Wiederherstellung ist in den Websiteinhalten (Site Contents) durch den Benutzer selbst möglich, der die Dokumente gelöscht hat. Die Wiederherstellung erfolgt dabei immer an den ursprünglichen Speicherort.

Wenn Sie mit den Dokumenten in Ihrem Papierkorb nichts weiter machen, werden diese automatisch nach 93 Tagen dort gelöscht. Aus Ihrem Papierkorb gelöschte Dokumente wandern in unserer kleinen Analogie von Ihrem Schreibtisch in die große Papiertonne im Keller – hier kommt dann nur noch der Hausmeister ran!

Papierkörbe des „Hausmeisters“ – Second Stage Recycle Bin

Als Site Collection Administrator haben Sie Zugriff

• Auf alle Dokumente in den Papierkörben der Endbenutzer
• Auf alle Dokumente, die in den Second Stage Recycle Bin gewandert sind – die große Papiertonne im Keller

Als Site Collection Administrator finden Sie den Papierkorb in den Site Settings.

Dort finden Sie nun die gleichen Funktionen wie auch als Endbenutzer, allerdings mit zwei wesentlichen Unterschieden:

• Sie sehen die gelöschten Dokumente ALLER Benutzer
• Sie können in den „Second Stage Recycle Bin“ wechseln (Pfeil). Hier finden Sie dann alle Dokumente, die entweder nach 93 Tagen oder durch die Endbenutzer in den zweiten Papierkorb (die große Tonne im Keller) verschoben wurden.

Im Second Stage Recycle Bin bleiben die Dokumente wieder 93 Tage, bevor sie endgültig gelöscht werden, dann können Sie diese auch nicht mehr als Site Collection Administrator wiederherstellen. In unserem Vergleich war dann die Müllabfuhr da – da kann auch der Hausmeister nicht mehr viel ausrichten.

Der Papierkorb für SharePoint Sites (Site Collections)

Es gibt übrigens auch einen Papierkorb, für den Fall, dass Sie als SharePoint Administrator im SharePoint Admin Center eine Site gelöscht haben. Hier können Sie keine einzelnen Dokumente wiederherstellen, sondern nur die Site als Ganzes.

Versionierung

Die wohl bekannteste Möglichkeit, Dokumente wiederherzustellen, die versehentlich geändert wurden, ist die in SharePoint Online standardmäßig aktivierte Versionierung. Jedes Mal, wenn Sie ein Dokument ändern, erstellt SharePoint automatisch eine neue Version im Hintergrund. Auf diese Versionshistorie können Sie jederzeit zugreifen und Ihre Änderungen Rückgängig machen. Eine detaillierte Beschreibung finden Sie in meinem Beitrag „Dokumentversionierung in SharePoint Online“. Es ist allerdings nicht möglich, gelöschte Dokumente über diesen Weg wiederherzustellen.

Wiederherstellen einer Bibliothek / Library Restore

Eine verhältnismäßig neue und doch sehr mächtige Variante ist die vollständige Wiederherstellung einer Bibliothek. Dies kann z.B. sinnvoll sein, wenn Sie versehentlich massenhaft Dokumente gelöscht oder verschoben haben. Auch im Falle einer Ransomware, die Ihre Dateien verschlüsselt hat, kann diese Funktion helfen.

Sie finden die Funktion in den Settings unter „Restore this library“.

Hier können Sie nun einen Zeitpunkt wählen, ab dem alle Änderungen in der Bibliothek rückgängig gemacht werden sollen. Sie können hier nicht einzelne Änderungen verwerfen, sondern ausschließlich die Bibliothek vollständig auf den gewählten Zeitpunkt zurücksetzen.

Das Backup von Microsoft

Auch Microsoft erstellt ein Backup Ihrer SharePoint Umgebung. Dies ist aber primär für Wiederherstellungen gedacht, die seitens Microsoft notwendig werden und um die Verfügbarkeit des SharePoint Service sicherzustellen. Dennoch kann man dieses in Anspruch nehmen. Sie müssen dafür als SharePoint Administrator oder Global Administrator ihrer Office 365 Umgebung mit dem Support Kontakt aufnehmen. Sie erhalten dann eine Wiederherstellung der kompletten Site Collection. Eine granulare Wiederherstellung einzelner Dokumente ist nicht möglich.

Achtung: Die Aufbewahrungszeit des Backups bei Microsoft beträgt nur 14 Tage. In dieser Zeit muss die Wiederherstellung erfolgt sein – dabei ist die mögliche Reaktionszeit des Support zu berücksichtigen. Hier liegt einer der Gründe, warum Sie über eine zusätzliche Backuplösung nachdenken sollten – auch in der Cloud gehören die Daten noch immer Ihnen und Sie sind dafür verantwortlich.

Zusätzliche Cloud Backup Lösungen

Sofern Sie ein längerfristiges Backup benötigen aus dem Sie auch granular einzelne Daten wiederherstellen können und das neben SharePoint auch andere Office 365 Dienste wie Exchange Online sichert, ist ein zusätzliches Backup aus unserer Sicht äußerst ratsam. Hier gibt es einige Anbieter auf dem Markt. Die konkrete Wahl hängt von einigen individuellen Faktoren des jeweiligen Kunden ab. Wir haben hier Partnerschaften mit einigen Anbietern, um die wichtigsten Szenarien und  Anforderungen abdecken zu können. Sprechen Sie uns gerne an.