Eine neue HR-Mitarbeiterin soll für eine Ausbildungsmesse Material erstellen. In der Besprechung hat sie sich bereits Notizen in OneNote gemacht. Zurück an ihrem Schreibtisch stellt sie ihren Status in Teams zunächst auf „Nicht stören“. Anrufe und Chat-Nachrichten werden damit stumm gestellt – und sie hat Zeit, in Ruhe nachzudenken. Nach einer Weile hat sie einen Plan:

Für jeden Ausbildungsberuf soll ein kleiner Flyer erstellt werden. Dazu erstellt sie eine Teams-Gruppe „Azubi-Messe“ und legt ihre Notizen dort ab. Über das Organigramm findet sie heraus, wer in den unterschiedlichen Bereichen des Unternehmens für die Ausbildung zuständig ist. Diese lädt sie in die Gruppe ein. Mit Microsoft Planner erstellt sie die einzelnen Aufgaben. So haben alle einen Überblick, was noch bis wann zu erledigen ist. Gemeinsam arbeitet die HR-Mitarbeiterin mit den einzelnen Verantwortlichen über Teams an den Dokumenten – ohne langes Mail-Pingpong. Schnell nehmen die Flyer Gestalt an.

Zum Schluss holt die Projektverantwortliche noch eine Marketing-Kollegin in die Gruppe: Diese gibt den Flyern den letzten Schliff. Im nächsten Online-Meeting präsentiert die HR-Mitarbeiterin die Flyer über ihren geteilten Bildschirm. Rechtzeitig zur Messe sind die Flyer fertig – jeder mit einem QR-Code, der direkt zum Bewerbungsportal des Unternehmens führt.